Olet päättänyt toteuttaa henkilöstökyselyn yrityksessäsi ja motivoitunut kuulemaan, kuinka työntekijät todella voivat. Määrättynä päivänä viestit kilahtavat työntekijöiden sähköpostilaatikoihin ja odotat jännittyneenä minkälaisia tuloksia organisaationne saa. Mutta sitten… kukaan ei vastaa kyselyyn.
Ei tapahdu meillä! Nimittäin yli 600 tehdyn kyselytutkimuksen ja lähes 30 000 vastaajan kokemuksella voimme sanoa, että keinoja löytyy.
Kaikki alkaa huolellisesta valmistautumisesta. Suunnittelun alkuvaiheessa mietimme yhdessä, miten teidän organisaatiossanne viestintä tutkimuksesta olisi parasta toteuttaa. Pelkkä sähköposti vastaajalle harvoin on riittävä toimi, ainakaan isommissa organisaatioissa. Viestintä on syytä jalkauttaa mahdollisimman lähelle osallistujia. Kokemuksemme mukaan, kun tutkimuksesta viestitään sekä johdon toimesta, että mahdollisimman läheltä, sillä on ollut paras vaikutus vastausprosenttiin. Lähiesihenkilöt ja luottamushenkilöt kannattaa ottaa mukaan tiedotusprosessiin.
Tiedottamisen A ja O on selkeä viestintä siitä,
- miksi organisaatiossamme halutaan tehdä henkilöstötutkimus,
- mitä vastaaja saa vastaamisesta ja
- mitä organisaatio saa vastaamisesta.
Vastaamalla kyselyyn pyritään kohti yhteistä hyvää työympäristössä, mutta sen lisäksi Aistiin vastannut yksilö saa myös välittömän palautteen toimintaehdotuksineen henkilökohtaiseen hyvinvointiinsa liittyen. Aistilta saatte myös valmista materiaalia viestinnän tueksi.
Vastausaika voidaan räätälöidä organisaationne tarpeen mukaisesti, mutta yleensä kahdessa viikossa on päästy tavoitteeseen vastausaktiivisuuden suhteen. Vastausajan jatkaminen ilman muita toimia sen eteen, että vastaajia saataisiin motivoitua enemmän, ei useinkaan tuota juuri lisäarvoa. Organisaation kannattaa siis varautua panostamaan alusta asti siihen, että osallistujat ovat motivoituneita vastaamaan. Lähetämme muistutuksena uusia kutsuja vastausaikana, mutta sen lisäksi muistutteluja tarvitaan myös organisaatiossanne. Muistuttaminen on tehokkainta, kun se tapahtuu mahdollisimman lähellä vastaajaa, sillä viestintätavalla, millä kunkin vastaajan parhaiten tavoittaa. Kysely kannattaa pitää arjessa esillä kaikissa mahdollisissa tilanteissa vastausaikana.
Silloin tällöin saamme kysymyksiä siitä, että mistä tiedämme, ovatko vastaukset todenmukaisia. Kokemuksemme mukaan vastausten laatu kuvastaa hyvin sitä, minkälaisia vastauksia keskimäärin on odotettavissa. Pääsääntöisesti vastaukset vaikuttavat rehellisiltä. Toki poikkeuksiakin varmasti on ja tähänkin löytyy tehokas keino – luottamus. Käsittelemme vastauksia luottamuksellisesti siten, että emme koskaan luovuta organisaatioihin sellaista tietoa, mistä vastaajan voisi tunnistaa. Tästä syystä johtuen, esim. vertailuryhmien koko kannattaa suunnitella alusta alkaen siten, että vastaajia on riittävästi, jotta tuloksia voidaan näyttää. Tulemme siis takaisin huolellisen suunnittelun tärkeyteen laadukkaan lopputuloksen saavuttamiseksi.
Joskus on mukava kiittää vastaamisesta muillakin tavoilla, kuin lupauksilla paremmasta huomisesta. Joissakin organisaatioissa on päätetty tarjota esimerkiksi lounaat tai leffaliput yksiköille, joissa vastaajamäärissä on päästy tavoitteisiin nopeasti. Palkinto voi olla myös jotakin yhteistä mukavaa tekemistä, josta ryhmähenkikin kiittää.